Datawords HubSpot x NetSuite Integration

Intégration de HubSpot chez Datawords : Unifier les ventes pour plus de 25 pays

Industrie : Services professionnels, contenu numérique et localisation
Taille de l'entreprise : Grande entreprise (1 000+ employés)
Services : Business Assessment, HubSpot Integration, Sales & Marketing Hub Implementation, RevOps Setup

Résumé

Datawords a surmonté les difficultés liées à la fragmentation des systèmes et au suivi des budgets et a obtenu une visibilité complète sur ses ventes. Désormais équipé de plateformes NetSuite et HubSpot intégrées, Datawords peut suivre ses relations clients et son chiffre d'affaires dans 25 pays à partir d'un système unique.

Centraliser la visibilité des clients à travers les opérations mondiales

Suivre les budgets estimés par rapport à la consommation réelle

Élimination de la dépendance à l'égard de l'ERP pour les activités de vente quotidiennes

Le défi

Ambition mondiale, systèmes fragmentés

En tant que fournisseur mondial de contenu numérique et de localisation au service de grandes marques dans 25 pays, Datawords avait besoin d'une visibilité de niveau entreprise sur les relations avec les clients et les revenus. Ses équipes commerciales fonctionnaient en silos, ce qui l'empêchait d'avoir une vue d'ensemble des clients.

Pas de visibilité des clients à travers l'entreprise

Les équipes de vente travaillaient sur Excel et Pipedrive, créant des silos de données qui empêchaient de comprendre l'image complète du client à travers les régions et les unités commerciales.

Suivi budgétaire impossible

Avec des budgets estimés signés à l'avance, il n'y avait aucun moyen de contrôler la consommation, ce qui rendait difficile la prévision des recettes et la gestion des clients.

Processus de vente dépendant de l'ERP

Les commerciaux devaient se connecter quotidiennement à NetSuite pour gérer les devis, les commandes et la facturation, ce qui ralentissait l'ensemble du cycle de vente et compliquait les interactions avec les clients.

Une transformation numérique, pas seulement un échange de CRM

Datawords avait besoin de plus qu'un nouvel outil de gestion de la relation client ; il lui fallait une plateforme complète d'opérations commerciales qui lui permette

unifier les données clients à travers 25 pays et de multiples unités commerciales
Fournir une visibilité en temps réel sur la consommation du budget et les recettes
Libérer les équipes commerciales de la dépendance à l'ERP pour les activités quotidiennes
Permettre des processus standardisés tout en respectant une logique commerciale complexe

1. Comprendre la complexité de l'entreprise

Nous avons mené des entretiens avec les parties prenantes au sein des équipes de vente, de marketing et d'informatique afin de cartographier leurs processus d'entreprise spécifiques. La découverte a révélé une grande complexité autour de la gestion de projet dans NetSuite, nécessitant une attention particulière aux dépendances d'objets et à l'enchaînement des flux de données.

2. Configuration de HubSpot Sales & Marketing Hub

Nous avons configuré Sales Hub Professional et Marketing Hub Professional pour refléter le processus de vente multi-pays de Datawords. Des pipelines, des propriétés et des flux de travail personnalisés ont été construits pour prendre en charge leur modèle de budget estimé et les structures d'affaires complexes à travers différentes régions et unités commerciales.

3. Architecture de l'intégration NetSuite

L'intégration a nécessité la connexion de multiples objets NetSuite (contacts, entreprises, projets, devis, commandes clients, factures) avec HubSpot. Compte tenu de la complexité du processus métier, Datawords a mis en œuvre l'intégration en utilisant son middleware interne (tray.io), Elixir assurant un suivi étroit et une expertise pour garantir le bon flux de données et l'alignement de la logique métier.

4. Mise en place d'une équipe mondiale

Nous avons formé environ 60 utilisateurs dans 9 pays (France, Belgique, États-Unis, Japon, Chine, Luxembourg, Corée, Italie, Hong Kong). La formation a été adaptée aux différentes régions, avec une attention particulière aux préférences culturelles en matière de communication sur les marchés asiatiques.

Automatisation intelligente pour une logique d'entreprise complexe

Pour soutenir le processus de vente complexe de Datawords, nous avons conçu une automatisation intelligente qui respecte leurs règles commerciales tout en permettant un flux de données fluide entre les systèmes.

Création séquentielle d'enregistrements: Automatisation de l'ordre de création des enregistrements (société, contact, projet, devis) pour garantir une intégration fluide avec NetSuite tout en préservant l'intégrité des données entre les systèmes.
Gestion dynamique des contrats: Création de flux de travail qui définissent automatiquement la devise de l'accord en fonction de la localisation de l'entreprise et mettent à jour les classifications des unités commerciales en fonction des accords conclus, réduisant ainsi le travail manuel et améliorant la précision des données.
Création d'offres basées sur le budget: Création automatique d'offres à partir des budgets estimés, donnant aux équipes de vente une visibilité immédiate du pipeline sans saisie manuelle des données.

Cette approche a permis à Datawords de conserver son modèle commercial complexe, basé sur des projets, tout en bénéficiant des avantages de l'automatisation de la gestion de la relation client, permettant ainsi à ses équipes de se concentrer sur le service aux clients internationaux plutôt que sur la gestion des données.

Principaux résultats

Datawords fonctionne désormais avec une plateforme commerciale unifiée reliant HubSpot et NetSuite. Les équipes commerciales de 25 pays travaillent dans un seul CRM, avec un flux de données automatisé éliminant l'accès manuel à l'ERP pour les activités quotidiennes. L'organisation dispose d'une visibilité complète sur les relations avec les clients, la consommation du budget et la performance du chiffre d'affaires sur tous les marchés.

Passer à l'étape suivante

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