Le succès du suivi des machines HubSpot par Holland Mechanics

Holland Mechanics centralise et automatise le suivi de ses machines grâce à HubSpot

Industrie : Machines
Taille de l'entreprise : Entreprise de taille moyenne (51-200 employés)
Services : Mise en œuvre d'objets personnalisés HubSpot, intégration de Hub Operations, automatisation programmable

Couverture d'une étude de cas - modèle 45

Résumé

Holland Mechanics a surmonté les défis liés à la fragmentation des données sur les machines et a obtenu une visibilité complète du cycle de vie des équipements grâce Custom Objects de HubSpot et à l'automatisation des operations Hub. Désormais équipé d'un suivi centralisé des machines, de flux de travail automatisés et d'informations complètes sur les clients, Holland Mechanics peut optimiser la prestation de services et identifier les opportunités de remplacement de manière proactive.

Visibilité complète du cycle de vie des machines

Génération de numéros de machines automatisées

Amélioration des capacités de service à la clientèle

Le défi

Des plans de croissance ambitieux, des systèmes fragmentés

Holland Mechanics avait déjà adopté la valeur de HubSpot pour ses opérations commerciales, mais la migration de son CRM sur site en 2020 a créé un défi inattendu. En tant que leader mondial des solutions de construction de roues offrant des gammes complètes de produits allant de l'entrée de gamme à l'équipement haut de gamme, leur vaste portefeuille de machines nécessitait des capacités de suivi sophistiquées que leur nouveau système ne pouvait pas fournir.

Documentation des machines dispersée dans plusieurs systèmes

Holland Mechanics a découvert que les données critiques sur les machines, notamment les rapports d'entretien, l'historique des pièces détachées et la documentation technique détaillée, étaient dispersées sur différentes plates-formes, ce qui rendait impossible la tenue de dossiers complets sur les équipements ou la fourniture d'une assistance efficace aux clients.

Visibilité limitée du client après l'installation

L'entreprise ne disposait pas d'une vue d'ensemble des performances des machines et de l'état de leur cycle de vie une fois l'équipement installé chez le client, ce qui l'empêchait d'avoir une vision à 360 degrés du client, essentielle pour un service proactif et une planification stratégique des remplacements.

Processus manuels de numérotation des machines, source d'inefficacité

Leur besoin spécifique de numéros de machines construits en concaténant le type de machine et le numéro de série (exemple : type de machine "AB" + numéro de série "1234" = "AB-1234") nécessitait une création manuelle, impossible à automatiser dans HubSpot jusqu'à ce que l'automatisation programmable devienne disponible.

Une transformation numérique, pas seulement une solution de stockage de données

Holland Mechanics avait besoin de plus qu'un simple endroit pour stocker les informations sur les machines, il lui fallait un écosystème complet de gestion du cycle de vie des machines qui permettrait de :

Centraliser l'ensemble de la documentation et de l'historique liés aux machines
Permettre une visibilité en temps réel de l'état des équipements sur l'ensemble des sites des clients
Automatiser les processus administratifs pour une meilleure efficacité
S'intégrer de manière transparente à leurs opérations commerciales HubSpot existantes
Prendre en charge des rapports et des analyses personnalisés pour une prise de décision stratégique

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Comment nous y parvenons

Intégration transparente de SAP C4C et HubSpot

1ère phase de découverte approfondie

Entretiens avec des collègues des équipes de vente, de marketing et d'informatique
Ateliers de cartographie des processus pour identifier les flux de travail critiques
Développement d'une feuille de route personnalisée alignée sur les cycles d'activité de F2A

2. Activation du hub de vente HubSpot

Mise en place d'un pipeline de vente personnalisé qui reflète le processus de vente unique de F2A
Création de flux de travail automatisés pour la gestion des prospects et des clients
Configuration de l'accès mobile pour les équipes de vente sur le terrain

3. Intégration de Microsoft Navision

Connexion transparente des données entre les systèmes
Cartographie personnalisée pour une traduction précise des données
Mise en place d'une synchronisation en temps réel

4. responsabilisation de l'équipe

Sessions de formation pratique pour tous les niveaux d'utilisateurs
Création d'une documentation personnalisée
Mise en place d'un système de support continu

Comment nous y sommes parvenus

Mise en œuvre d'objets personnalisés HubSpot avec automatisation avancée

1. Développement de l'architecture des objets personnalisés

Nous avons tiré parti de la nouvelle fonctionnalité Custom Objects de HubSpot (lancée en septembre 2020) pour créer un système de suivi des machines dédié. Comme la fonctionnalité était encore en version bêta avec des capacités d'interface utilisateur limitées, nous avons utilisé des appels d'API pour établir les définitions d'objets initiales et configurer les flux de création d'enregistrements, puis nous avons construit l'interface utilisateur pour la gestion continue et l'enrichissement des données.

2. Migration complète des données et stratégie de rattachement

Nous avons développé une approche de migration sophistiquée qui a préservé toutes les données machine critiques de leur ancien système CRM. HubSpot ne pouvant pas charger en masse les pièces jointes pour les objets personnalisés, nous avons créé un outil de chargement spécialisé pour migrer les rapports de maintenance, l'historique des pièces détachées et la documentation détaillée des composants, tout en conservant les associations appropriées avec chaque enregistrement de machine.

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3. Intégration de l'automatisation dans Operations Hub

Nous avons mis en œuvre l'automatisation programmable (alors en bêta privée, faisant maintenant partie d'Operations Hub sorti en avril 2021) pour répondre aux exigences spécifiques de Holland Mechanics en matière de numérotation des machines. Cette automatisation génère automatiquement des numéros de machine complets en concaténant le type de machine et le numéro de série, résolvant ainsi un défi auparavant impossible à relever dans HubSpot.

4. Formation des utilisateurs et soutien à l'adoption

Nous avons fourni une formation complète pour s'assurer que tous les départements commerciaux puissent exploiter efficacement les nouvelles capacités de suivi des machines, en se concentrant sur la façon dont les équipes de vente et de service peuvent accéder à l'historique complet des machines et aux portefeuilles d'équipements des clients.

Principaux résultats

Holland Mechanics dispose désormais d'un système unifié de gestion du cycle de vie des machines qui lui permet d'avoir une vision complète de son portefeuille d'équipements, de la fabrication à la fin de vie.

Selon Jim Smits, responsable des ventes et du marketing chez Holland Mechanics, "cette base de données nous permet de collecter des données de manière moderne : "Cette base de données nous aide à collecter des données de manière moderne, ce qui nous permet d'avoir une meilleure vision du client et d'améliorer les activités de vente et de service. Les équipes commerciales ont un accès instantané à des données complètes sur les machines, ce qui permet de fournir des services proactifs et de planifier des remplacements stratégiques tout en réduisant considérablement les frais administratifs.

L'impact

A quoi ressemble le succès

Visibilité complète du cycle de vie des machines

Amélioration des capacités de service à la clientèle

Génération de numéros de machines automatisées

Analyse stratégique des équipements et rapports avancés

Avant : Capacité limitée à analyser les modèles de cycle de vie des produits et à identifier les possibilités de remplacement dans l'ensemble du parc de machines.

Après : Des capacités de reporting avancées grâce au générateur de rapports personnalisés de HubSpot permettant l'analyse des cycles de vie des machines, l'identification des équipements vieillissants et la planification stratégique du remplacement. Les équipes de vente peuvent désormais analyser les cycles de vie des produits par modèle de machine et identifier de manière proactive les machines trop anciennes prêtes à être remplacées, créant ainsi de nouvelles opportunités de revenus.

Cette base de données nous aide à collecter des données de manière moderne, en créant une meilleure vision du client afin d'améliorer les activités de vente et de service.

Smits, J. Ventes et marketing

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